Zeiterfassung

Zeitdokumentationspflichten des Betriebsrats

Immer wieder werden wir gefragt, ob und inwieweit Betriebsräte verpflichtet sind, ihre Zeiten, in denen sie Ihren Aufgaben als Betriebsräte nachgehen, zu erfassen und zu dokumentieren.

1. Dokumentationspflicht über die Zeiten der Betriebsratstätigkeit

Ein Betriebsratsmitglied ist nicht unmittelbar verpflichtet, seine Betriebsratstätigkeit zu dokumentieren. Jedoch müssen sich Betriebsratsmitglieder, die nicht aufgrund der pauschalen Mindesfreistellungen nach § 38 Abs. 1 BetrVG von ihrer beruflichen Tätigkeit freigestellt sind,
wenn sie den Arbeitsplatz verlassen, um eine Aufgabe nach dem BetrVG wahrzunehmen

a) beim Arbeitgeber abmelden
und
b) zurückmelden, sobald sie nach Beendigung der Betriebsratstätigkeit ihre Arbeit wieder aufnehmen

Dieses ist eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht und trifft die Betriebsratsmitglieder wie jeden Arbeitnehmer.
(vgl. BAG, 29.06.2011 – 7 ABR 135/09;BAG, 15.03.1995- 7AZR 643/94; BAG, 13.05.1997 – 1 ABR 2/97)
Das Mitglied hat bei der Abmeldung grundsätzlich
– den Ort
– die voraussichtliche Dauer
der Betriebsratstätigkeit anzugeben.
Aufgrund dieser Mindestangaben ist der Arbeitgeber in der Lage, die Arbeitsabläufe zu organisieren und Störungen im Betriebsablauf zu vermeiden.
Das Betriebsratsmitglied muss grdstzl. nicht den Gegenstand der Tätigkeit mitteilen (vgl. BAG, 29.06.2011 – 7 ABR 135/09; BAG 15.03.1995 – 7 AZR 643/94 unter Aufgabe seiner bisherigen Rechtsprechung). Es hat grdstzl. lediglich darauf hinzuweisen, dass es betriebsverfassungsrechtliche Aufgaben wahrnimmt.
Eine Ab-/Zurückmeldung ist auch bei wöchentlichen Sitzungen grundsätzlich geboten. So bezieht sich die Pflicht auf jedes Mitglied individuell, da etwa nicht feststeht, ob das jeweilige Mitglied teilnimmt.
Orts- und zeitbezogene Angaben sind allenfalls in Ausnahmefällen unzureichend, und zwar wenn der Arbeitgeber bei der Abmeldung seinerseits eine Organisationsproblematik beschreibt, nach der das Betriebsratsmitglied für die Zeit der beabsichtigten Betriebsratstätigkeit an seinem Arbeitsplatz unabkömmlich ist und betriebsbedingte Gründe eine zeitliche Verlegung der Betriebsratsarbeit verlangen. Für diesen Fall ist das Betriebsratsmitglied unter dem Gesichtspunkt der vertrauensvollen Zusammenarbeit (§ 2 Abs. 1 BetrVG) zumindest gehalten zu überprüfen, ob und inwieweit die geplante Wahrnehmung einer Betriebsratsaufgabe aufgeschoben werden kann. Ist die Betriebsratstätigkeit andererseits so dringlich, dass ihr gegenüber das Verlangen des Arbeitgebers legitimerweise zurücktreten müsste, es also zu keiner Verschiebung der Betriebsratstätigkeit aus Sicht des BR-Mitglieds komm, hat das Betriebsratsmitglied dies zumindest stichwortartig darzulegen (BAG, 15.03.1995- 7 AZR 643/94, Rdnr. 24), zumindest wenn es sich nicht um eine betriebsratsvertrauliche oder vertrauliche Angelegenheit von Arbeitnehmern handelt.

Das Betriebsratsmitglied ist ausnahmsweise nicht einmal verpflichtet, sich ab- und zurückzumelden, wenn eine vorübergehende Umorganisation der Arbeitseinteilung nicht in Betracht kommt (etwa bei Telefongesprächen als Betriebsratsmitglieds). Der Arbeitgeber kann aber verlangen, dass ihm die Gesamtdauer der in einem bestimmten Zeitraum ausgeübten Betriebsratstätigkeit nachträglich mitgeteilt wird (vgl. BAG, 29.06.2011 – 7 ABR 135/09, Rdnrn. 25, 26).
Eine Angabe des Ortes ist ferner dann nicht erforderlich bzw. kann verlangt werden, wenn daraus auf den betreffenden Arbeitnehmer geschlossen werden kann (Fitting, BetrVG, 27. Aufl. 2014, § 37 Rdnr. 51).
Adressat der Meldung ist der Arbeitgeber bzw. der Vorgesetzte. Es bleibt dem Betriebsratsmitglied überlassen, wie es sich abmeldet (schriftlich, per Mail, per Telefon).
Eine Anweisung des Arbeitgebers, sämtliche Arbeitsabwesenheitszeiten, welche im Zusammenhang mit der Wahrnehmung von Betriebsaufgaben stehen, in einem Zeiterfassungssystem einzutragen und sich für diese Abwesenheiten stets vor Aufnahme der Betriebsratstätigkeit über das System ab- und unmittelbar danach wieder zurückzumelden, verbunden mit der Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Fall des Verstoßes gegen diese Anweisung stellt darüber hinaus eine Behinderung der Betriebsratstätigkeit i. S. v. § 78 S. 1 BetrVG dar ( vgl. LAG Hamm, Beschluss vom 26.11.2013 – 7 TaBV 74/13) und daher grdstzl. unzulässig, so dass von derartigen Anweisungen abzuraten ist.
Festzuhalten ist damit auch: Es besteht keine Pflicht des Betriebsratsmitglieds, seine Betriebsratstätigkeiten zeitlich zu dokumentieren.

2. Darlegungspflicht des Betriebsratsmitglieds

Die Arbeitsbefreiung außerhalb der pauschalen Mindestfreistellung muss zur Durchführung der vom Betriebsrat zu erfüllenden Aufgaben erforderlich sein (vgl. § 37 Abs. 2 BetrVG).
Ein Betriebsratsmitglied muss die Erforderlichkeit der Arbeitsbefreiung zur Verrichtung gesetzlich zugewiesener Aufgaben zwar grdstzl. darlegen und im Bestreitensfalle auch beweisen.
Dabei hat das Betriebsratsmitglied die Frage der Erforderlichkeit nicht allein nach seinem subjektiven Ermessen zu beantworten, sondern muss vom Standpunkt eines sog. vernünftigen Dritten aus die Interessen des Betriebes einerseits und des Betriebsrats und der Belegschaft andererseits gegeneinander abwägen (vgl. BAG, 15.03.1995- 7 AZR 643/94). Das Betriebsratsmitglied hat insoweit einen Beurteilungsspielraum (vgl. Fitting § 37, Rdnr. 38), der nur eingeschränkt überprüft werden kann (sozusagen lediglich auf Ermessensfehler).

Im Rahmen der Entgeltfortzahlung gegenüber dem Betriebsratsmitglieds (Freistellung mit Entgeltfortzahlung gemäß §§ 37 Abs. 2 BetrVG, 611 BGB) gilt eine spezielle besondere, abgestufte Darlegungslast: Das Betriebsratsmitglied hat zunächst stichwortartig zur Art der Betriebsratstätigkeit und deren Dauer vorzutragen. Es ist sodann Sache des Arbeitgebers, seinerseits darzulegen, aus welchen Gründen unter Berücksichtigung der stichwortartigen Angaben des Betriebsratsmitglieds sich begründete Zweifel an der Erforderlichkeit der angegebenen Tätigkeit ergeben (was in praxi für den Arbeitgeber schon schwierig sein wird). Erst dann hat das Betriebsratsmitglied substantiiert darzulegen, aufgrund welcher Umstände es die Betriebsratstätigkeit für erforderlich halten durfte (vgl. BAG, 15.03.1995- 7 AZR 643/94; Fitting § 37, Rdrn. 254 f., 50a).

3. Sanktionsmöglichkeiten
Die Pflicht, sich ab- und zurückzumelden ist eine arbeitsvertragliche (Neben-)Pflicht. Sie kann daher bei einem Verstoß/einer Verletzung Gegenstand einer Abmahnung sein (vgl. Fitting § 37, Rdnr. 56 mit Nachweisen aus der Rechtsprechung). Die Verletzung kann ferner Schadensersatzansprüche (vorausgesetzt, es besteht ein Schaden) auslösen (Fitting, a.a.O.).